Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Авансовые отчеты подотчетных лиц в 2021 году последние новости». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Больше нет обязательного срока для сдачи в бухгалтерию авансового отчёта и подтверждающих документов. Раньше работник должен был отчитаться в течение трёх рабочих дней:
- либо со дня выхода на работу,
- либо со дня, следующего за истечением срока, на который выданы деньги.
Теперь руководители сами решают, когда работникам отчитываться. Новый срок надо прописать в локальных документах или указывать в каждом приказе о выдаче денег под отчёт.
Новые правила кассовых операций и выдачи наличных под отчёт в 2021 году
ОП теперь могут не вести кассовую книгу, если не хранят наличные и после каждой смены передают их в кассу юрлица.
До поправок все ОП, которые принимали и выдавали наличные, должны были вести кассовую книгу. Если расчётного счёта не было, обязанность тоже сохранялась. За отсутствие своей книги налоговики штрафовали компании на 50 тыс. рублей, а руководителей на 5 тыс. рублей.
До того, как мы озвучим возможные варианты погашения долга, кратко озвучим ключевые моменты действующего законодательства.
Сегодня правила наличных расчетов регулирует Указание ЦБ от 09.12.2019 № 5348-У. Согласно Указанию организация не вправе потратить возвращенные подотчетные средства на какие-либо цели напрямую. Эти деньги нужно обязательно внести на расчетный счет, а уже потом — потратить на необходимые нужды.
Таким образом, если в кассовых документах отражен возврат подотчетной суммы, а далее эти деньги тут же выданы из кассы на какие-либо цели, минуя р/с — это нарушение действующего законодательства.
Чем же оно грозит?
Это нарушение карается по ст. 15.1 КоАП РФ: руководителя могут наказать на сумму от 4 до 5 тыс. рублей, а саму организацию — на сумму от 40 до 50 тыс. рублей.
Однако у организации есть возможность избежать штрафа. Так:
- Срок привлечения к ответственности за нарушение кассовой дисциплины, если оно не связано с применением онлайн-кассы (а это не наш случай) — 2 месяца (4.5. КоАП РФ).
- Согласно ст. 3.4 и 4.1.1 КоАП РФ штраф для и субъектов малого и среднего бизнеса может быть заменен предупреждением, если правонарушение совершено впервые и не нанесло вреда жизни и здоровью людей или ущерба имуществу.
И еще важный момент:
Согласно последней редакции Указаний ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У организация самостоятельно устанавливает сроки, в которые работник должен отчитаться по подотчетным суммам. То есть выдавать деньги под отчет можно не только на несколько дней (месяцев), но и даже несколько лет.
Но нужно понимать, что такой длительный срок должен быть обоснован производственной необходимостью. В противном случае налоговики опять же могут переквалифицировать висящий долг в доходы. Однако установить разумный, но достаточно протяженный срок — можно.
Например: прописать в приказе, что директор должен отчитаться по подотчету в течение полугода. Этот срок дает возможность подобрать оптимальный вариант погашения долга, если документов, подтверждающих целевые расходы, нет.
Но вот срок подачи авансового отчета истек, а денег и документов нет, как погасить долг? Приведем несколько доступных вариантов.
Классический способ погашения долга. Удержать сумму долга из заработной платы можно только с согласия директора.
Приказ об удержании нужно подписать в течение месяца с даты окончания срока возврата подотчетной суммы.
Размер удержания не должен превышать 20% от суммы заработной платы. Если сумма долга большая, вычитать ее придется в несколько этапов.
Пример: долг директора по подотчету — 200 тыс. рублей. Его заработная плата — 100 тыс. рублей. Значит ежемесячно из зарплаты можно удерживать сумму в размере:
(100 тыс. руб. — 100 тыс. руб. * 13%) * 20% = 17,4 тыс. руб.
Таким образом на руки ежемесячно директор будет получать:
100 тыс. руб. — 13 тыс. руб. (НДФЛ) — 17,4 тыс. руб. = 69,6 тыс. руб.
Страховые взносы на сумму заработной платы начисляются в общем порядке.
На прибыль компании сумма выданного и возвращенного подотчета никак не влияет, ведь ни дохода, ни расхода не возникло.
Можно купить у директора товарно-материальных ценности: стол, кресло, шкаф, ноутбук, запчасти, оборудование, стройматериалы для ремонта и т. д. А может в вашей компании уже используется имущество директора, которое нигде не учтено. Самое время правильно это оформить.
Оформляем договор купли-продажи и акт приема-передачи. Или составляем закупочный акт, который заменяет оба указанных документа (форма № ОП-5 или самостоятельно разработанный бланк со всеми необходимыми реквизитами). Выплачиваем директору стоимость имущества, а далее он за счет этих средств погашает зависший подотчет.
НДФЛ со стоимости проданного имущества директор должен заплатить самостоятельно. В данной ситуации организация не выступает налоговым агентом.Однако, если это имущество находилось в собственности директора больше 3 лет, или его стоимость не превышает 250 тыс. руб. — то ему не придется ни уплачивать налог, ни подавать декларацию 3-НДФЛ (закон от 02.07.2021 № 305-ФЗ).
При этом организация вправе учесть приобретенные ТМЦ в расходах.
Пример: директор продал компании 10 стульев для офиса, 2 стола, копировальный аппарат, 2 ноутбука, 2 болгарки и строительные материалы для ремонта цеха на общую сумму 200 тыс. руб. Покупку оформили закупочным актом. Обязанности отчитаться перед налоговой инспекцией и уплатить налог у директора не возникает. Организация может отнести стоимость малоценки на расходы.
При условии наличия первичных документов можно переквалифицировать обеды в ресторанах, доставку гостей до места проведения мероприятия и обратно в проведение деловых переговоров в интересах бизнеса.
Скажем сразу, документов потребуется немало. Если суммы мизерные, то затраты времени на оформление документов себя не оправдают.
В частности вам могут потребоваться:
- положение о представительских расходах в организации;
- приказ (распоряжение) о затратах на такие мероприятия;
- смета представительских расходов;
- отчет, в котором должны быть отражены: цель мероприятия, дата, время и место проведения, программа мероприятия, результат его проведения.;
- протокол встречи;
- журнал регистрации участников и т. д.
Представительские расходы можно учесть в расходах по налогу на прибыль, но только в пределах норматива: не больше 4% от фонда оплаты труда за отчетный (налоговый) период (п. 2 ст. 264 НК РФ).
В расходы по УСН представительские расходы включить нельзя, так как этих расходов нет в закрытом перечне п. 1 ст. 316.16 НК РФ.
1. Не стремитесь списать сумму подотчета единовременно, лучше это делать по частям.
2. Старайтесь не вносить в кассу полную сумму ранее выданного подотчета, хотя бы часть стоит потратить.
В противном случае проверяющие могут начислить НДФЛ с материальной выгоды за беспроцентное использование денежных средств.
3. По мере сил и возможностей боритесь с регулярной практикой траты денег организации на личные цели. Это крайне сложная задача, но важно донести до руководителя, что бездумные расходы наносят ущерб организации и чреваты санкциями со стороны налоговой инспекции.