Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Приказ по инвентаризации кассы срок хранения». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
В перечне документов, которые используются при осуществлении кассовых операций, имеются те, по которым осуществляется выдача сотрудникам зарплаты и другие выплаты. К ним относятся расчетно-платежные и платежные ведомости. На основании утвержденных Росархивом сроков хранения документов (п. 295 Перечня) они должны храниться 6 лет, а если отсутствуют лицевые счета:
- 50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003;
- 75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003.
Сроки отсчитываются с 1 января года, который следует за годом, в котором документ был сформирован.
Если же имеются неразрешенные судебные споры и разбирательства, в которых фигурируют данные документы, они хранятся до окончательного вынесения решения.
Какой срок хранения кассовых документов?
Максимальный срок хранения кассовых документов, кассовой книги составляет 5 лет. Платежные и платежно-расчетные ведомости хранятся 6 лет, а в случае отсутствия лицевых счетов — до 75 лет. Несоблюдение требований к хранению документов может привести как к штрафам для должностных лиц, так и к их дисквалификации.
Прочитать о сроках хранения других документов можно в статьях:
- «Какие сроки хранения документов по номенклатуре дел?»;
- «Основные сроки хранения документов в организации (архив)».
А о порядке уничтожения документов, у которых истек срок хранения, расскажет статья «Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)».
Существует два вида инвентаризаций кассы — плановая инвентаризация и внеплановая (внезапная) ревизия кассы.
Плановая инвентаризация кассы осуществляется в случаях, установленных нормативно-правовыми актами, ее сроки и регламент проведения утверждаются заранее в учетной политике и других дополнительных распорядительных документах организации.
Так, обязательно проведение инвентаризации кассы:
- при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, а также в случаях, предусмотренных законодательством при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
- при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
- при установлении фактов хищений, злоупотреблений, порчи ценностей;
- при форс-мажорных обстоятельствах, в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций;
- при ликвидации (реорганизации) организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса и в других случаях, предусмотренных законодательством РФ или нормативными актами Минфина (основание — п. 1.5 Методических указаний № 49).
Внеплановая инвентаризация кассы (ревизия), напротив, проводится внезапно, неожиданно для материально ответственного лица с целью проверки его добросовестности и компетентности. Например, ревизии кассы осуществляется:
- для усиления системы внутреннего контроля на предприятии;
- выявления причины возникшей ошибки в учете;
- по требованию ревизоров, следственных и контрольных органов.
Действующим законодательством не определены сроки проведения внезапной (внеплановой) инвентаризации кассы, поэтому организациями и предпринимателями они определяются самостоятельно. В приказе о внеплановой инвентаризации следует указать причину проведения такой инвентаризации кассы.
Непосредственно перед началом проведения инвентаризации все кассовые операции прекращаются, комиссии предоставляются последние приходные и расходные кассовые документы. Материально ответственные лица подтверждают, что все расходные и приходные документы сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, все ценности, поступившие под их ответственность, оприходованы, все выбывшие средства списаны в расход.
Далее проводится сама инвентаризация кассы, которая включает в себя полный подсчет имеющейся наличности в кассе. Пересчет денег производится под строгим наблюдением всех членов комиссии. Выявленную сумму денежных средств сравнивают с остатками по данным первичных документов и бухгалтерской программы, обязательно проверяются и показатели ККМ.
В то случае, если в организации осуществляются наличные расчеты с применением ККМ, инвентаризация кассы начинается с проверки фактического наличия в операционных кассах контрольно-кассовой техники, при этом должны быть в наличии документы, связанные с приобретением, регистрацией и вводом в эксплуатацию каждой ККМ.
На практике возможны три варианта результата инвентаризации кассы: соответствие данных учета фактическому наличию денежных средств, выявлена недостача, обнаружен излишек денежных средств в кассе.
Новые сроки хранения учетных документов компании: таблица
Нормативным актом, регулирующим операции по кассе юридическим лицами и индивидуальными предпринимателями, является указ Банка России №5587-У от 5 октября 2020 г.
Операции с наличными денежными средствами осуществляются следующими документами:
- ПКО. Оформляется при поступлении наличных в кассу организации. В случае выдачи кассового чека или бланка строгой отчетности при приеме денежных средств допустимо создание общего бланка за день.
- РКО. Создается при выдаче денежных средств, оформляется кассиром и заверяется подписью главного бухгалтера предприятия.
- Кассовая книга — реестр всех ПКО и РКО за день. Если в течение дня не было движения денежных средств, книга не формируется.
- Книга учета. Отражает передачу наличных от старшего кассира младшему.
- Платежная (Т-53) и расчетно-платежная ведомость (Т-49). Используются при выдаче заработной платы сотрудникам.
Ответственный за ведение кассовой дисциплины в организации назначается приказом. Обязанности возлагаются на кассира и главного бухгалтера.
Сроки хранения кадровой документации последний раз корректировались в 2016 году. Изменения были отражены в Федеральном законе от 02.03.2016 № 43-ФЗ.
Порядок и период сохранности стал зависеть от даты оформления бумаг.
Кадровые документы, такие как приказы по личному составу, личные дела, трудовые договоры и др.,созданные до 2003 года, следует сохранять в течение 75 лет. Период сохранности исчисляется с года, следующего за годом оформления документа.
К кадровой документации, оформленной уже после 2003, требования к периодам хранения изменились. Такие формуляры нужно сохранять не менее 50 лет.
Отметим, что речь идет о трудовых договорах, приказах, личных карточках работников. А также о невостребованных оригиналах личной документации работника (трудовые книжки, свидетельства, дипломы, удостоверения).
Подробнее об услуге вы можете уточнить
у наших менеджеров по телефону:
в Москве: +7 (495) 021-93-94
в Краснодаре: +7 (918) 166-61-29
или отправить запрос из формы обратной связи.
Ольга Аввакумова
Сроки хранения документов устанавливаются законодательством и при их определении, как правило, документы разделяют на 3 основные группы:
- налоговые;
- бухгалтерские;
- кадровые.
При ликвидации фирмы, документы по личному составу работников (трудовые договора, личные дела и т д.) передаются в муниципальный архив. Иные документы, у которых не истёк срок хранения, можно сохранить в любом ином месте. До истечения срока хранения уничтожать документы не стоит, даже если фирмы уже не существует.
Сколько хранить документы, связанные с учетом имущества: сроки с 2020 года
Во время проверки ревизоры устанавливают:
- сотрудников, с которыми заключался договор об ответственности за полученные материальные ценности;
- размер появившейся недостачи и возможные варианты её сокращения;
- причины появившихся излишних сумм;
- причины недостачи.
После установления фактов нарушения сотрудники предприятия, взявшие на себя ответственность за хранение наличных денежных средств и ценных бумаг, должны дать подробные письменные объяснения.
Кроме руководителя юридического лица, планирующего выявить недостачу или несоответствия учёта, этот процесс вправе инициировать:
- представители ревизионной комиссии вышестоящей организации;
- представители следственного органа или ФНС.
Внеплановое мероприятие проводится внезапно для того, чтобы:
- усилить систему внутреннего финансовой дисциплины организации;
- выявить причину возможных ошибок или преднамеренных действий, приведших к материальному ущербу предприятия;
- деятельность юридического лица могла быть проконтролирована следственными или налоговыми органами, у которых имеются сведения о возможных нарушениях со стороны финансовых служб предприятия.
Конкретных промежутков времени в этом случае законодательство не предусматривает. В приказе о проведении этого мероприятия руководитель организации или должностное лицо контролирующего органа указывает причину, послужившую поводом для начала контрольно-ревизионных действий.
Первый экземпляр акта инвентаризации кассы получает под роспись кассир, а второй остаётся у руководителя. В случае проведения внезапной проверки, у представителя контролирующего органа остаётся третий экземпляр.
Кроме порядкового номера, в акте обязательно указывается:
- наименование предприятия, проводившего ревизию и его подразделение;
- ссылка на приказ или иной документ, ставший основанием для назначения контрольно-ревизионного мероприятия;
- дата и время проведения;
- фактическое наличие денежных сумм и ценных бумаг;
- расписка кассира, который ознакомился с результатами ревизии;
- объяснения ответственного сотрудника о причине избытка наличных средств или их перерасхода;
- вывод руководителя компании и его решение по дальнейшим действиям в отношении виновного лица;
- вывод представителя контролирующего или следственного органа в случае обнаружения нарушений законодательства и его решение по возможным штрафным санкциям.
Сколько хранить кассовые документы
Срок хранения документов налогового учёта в 2021 году должен соответствовать как перечню Росархива, так и Налоговому кодексу РФ. Согласно подпункту 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ, он составляет не менее 4 календарных лет и исчисляется с момента окончания года, в котором был завершен регистр налогового учёта. При этом, если в других нормативных актах для документа установлен срок хранения, превышающий 4 года, соблюдать нужно его.
Сроки хранения бухгалтерской документации регламентируются Федеральным законом «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011. Статья 29 этого закона устанавливает не менее, чем 5-ти летний срок хранения для всех бухгалтерских документов, за исключением тех, которые должны храниться все время, пока организация осуществляет свою деятельность. В то же время, согласно пункту 1 этой статьи, конкретные сроки по различным видам документации должны соответствовать правилам организации государственного архивного дела. Следовательно, в 2021 году нужно исходить из сроков, установленных Росархивом 18.02.2020, однако они не должны быть менее 5 лет.
Сроки хранения таких документов с 18.02.2020 регламентируются пунктом 8 раздела II приказа Росархива. Для определенных документов срок хранения зависит от даты их оформления. Срок хранения документов, оформленных до 2003 года — 75 календарных лет, начиная с года, следующего за годом их создания. Кадровые документы, созданные после 2003 года, нужно хранить не менее 50 лет. В перечень кадровой документации входят трудовые и гражданско-правовые договоры, договоры авторского заказа, личные карточки сотрудников, а также невостребованные оригиналы их трудовых книжек, дипломов, военных билетов, удостоверений, свидетельств.
Для некоторых документов установили специальный срок хранения, которого раньше не было:
- документы о дисциплинарных взысканиях – 3 года;
- заявления о выдаче документов, связанных с работой, и их копии – 1 год;
- документы учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) – 45 лет.
Каждая организация обязана хранить документы, иначе придется нести ответственность.
В соответствии со статьей 120 НК РФ, налогоплательщик наказывается штрафом в размере 10 тысяч рублей, если не представит налоговые и бухгалтерские документы учета за один налоговый период. Если налогоплательщик не может представить документы учета за несколько налоговых периодов, его ждет штраф в размере 30 тысяч рублей. Кроме того, если это привело к снижению налогооблагаемой базы, ФНС вправе оштрафовать организацию в размере 20% от суммы недополученных налогов, но не меньше 40 тысяч рублей.
Согласно статье 15.11 КоАП РФ, за грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету должностные лица несут административную ответственность и наказываются штрафом от 5 до 10 тысяч рублей, а при повторном нарушении штрафом от 10 до 20 тысяч рублей или дисквалификацией на срок от 1 до 2 лет.
За нарушение правил хранения архивной документации по статье 13.20 КоАП РФ предусмотрен штраф от 300 до 500 рублей.
Не тратьте время на задачи, которые не приносят прибыль!
Передайте бухгалтерию на аутсорсинг. Мы возьмём на себя всё ведение и безопасное хранение вашей документации.
- Напомнит о сроках сдачи
- Учёт переносы в выходные и праздники
- Настраивается по вашим параметрам
- Учитывает совмещение налоговых режимов
Изменены сроки хранения некоторых бухгалтерских и налоговых документов
Самый распространенный вид единолично издаваемого распорядительного документа, без которого не может обойтись ни одна организация, – это приказ. Чуть реже встречается распоряжение. В некоторых организациях используются и приказы, и распоряжения. Приведем определения терминам «приказ» и «распоряжение» из Словаря видов и разновидностей современной управленческой документации[1].
Приказ – это правовой акт, принимаемый руководителем организации, действующим единолично, в целях регулирования деятельности организации. Распоряжение имеет два определения. По первому определению распоряжение – это правовой акт, издаваемый единолично руководителем органа государственной власти, организации в целях разрешения оперативных вопросов. По второму определению распоряжение – это то же самое, что и приказ.
Фактически приказ и распоряжение – это одно и то же. В Перечне 2019 чаще всего приказ и распоряжение тоже идут «рука об руку», всегда имеют одни и те же сроки хранения, находятся в одних и тех же статьях. Однако есть несколько исключений. Если проанализировать Указатель видов документов к Перечню 2019, станет ясно, что есть вопросы, по которым следует издавать только приказы (Таблица 1) или только распоряжения (Таблица 2).
- Сроки хранения документов по Перечню 2019: договоры
- Сроки хранения документов по Перечню 2019: переписка
Так называют инструмент, который является основным способом контролировать все, что есть в организации. Под учетом находятся финансы, нематериальные активы, товары и многое другое.
Плановая инвентаризация проводится регулярно, минимум раз в 3 года, но предприятие может установить меньший срок, для нее не нужен повод. У незапланированной все начинается с причины.
Существует разделение на натуральную и документальную. В первом варианте пересчет происходит в реальности – проверяющие ищут предмет в цехе или офисе, а потом сверяют с тем, что указано в ведомостях. Если это необходимо, то измеряют и взвешивают, проверяют инвентарный номер. Во второй разновидности просто занимаются поиском всех документов по каждому проверяемому объекту.
Это мероприятие происходит внезапно, за рамками запланированного. К нему не готовятся, чтобы было легче выявить несоответствия. Но и начинают только, когда есть нужда.
Среди основных поводов стоит назвать:
- замену материально ответственного лица;
- возможное воровство товаров или других ценностей;
- важность сформировать или проверить отчетность за год;
- переоценивается более трети продуктов в результате внешних изменений или действий МОЛ;
- произошедшее стихийное бедствие или ЧП.
Законом не определена необходимость организовать проверку в конкретных случаях, это решает сам руководитель предприятия. Он имеет право начинать пересчет в любой момент, когда посчитает, что это требуется. Это помогает своевременно выявлять пропажи, порчу и кражу имущества, определять потери и искать выходы из сложившейся ситуации.
Проведение внеплановой инвентаризации (ВИ) помогает закрыть задачи:
- обнаружить, сколько ТМЦ и ОС на самом деле;
- сопоставить реальные значения и те, что указаны в документах;
- переписать баланс и заново его составить;
- найти МЦ, которые не учтены на счетах компании и не задействованы в производстве;
- проанализировать затраты и найти пути их снижения;
- выровнять учет;
- выявить недостатки и излишки, изучить их причины;
- контроль над хранением.
ВИ бывает полной или выборочной, все зависит от того, что решит руководство. Обычно расширенная проверка актуальна, когда в кражах подозревается кто-то из сотрудников либо после несчастного случая. В ограниченной версии пересчитывают только определенный комплекс, цех, кладовую – какую-то часть от общего количества ценностей.
Сроки хранения документов по учету и налогам
Основное отличие в дате. Для спланированного мероприятия число и месяц известны с начала года, ее исполнение – обязательное требование к деятельности компании, независимо от обстоятельств. Постепенно работники подготавливают все к проведению, подсчитывают некоторые группы товаров, перекладывают все и систематизируют, чтобы потом просто считать. С одной стороны, это дополнительный порядок. А с другой – прекрасная возможность создать только видимость наличия сотен экземпляров. Если человек воровал, то ему ничто не помешает замаскировать итоги своей деятельности, чтобы продолжать действовать в том же ключе.
Незапланированный пересчет отличается срочностью и неожиданным началом. Внеплановые инвентаризации проводят, если требуется поймать сотрудника на обмане, найти скрытое хранение излишков продукции, обнаружить пересорт. Ее дату не разглашают заранее, периодичность тоже не установлена – в любой момент, когда руководство решит, что это необходимо.
Она не отражается в учетной политике предприятия, не вписывается в контрольно-ревизионные работы до начала процесса.
В отдельных случаях ее инициируют, если внешние ревизоры или специалисты аудиторской компании выявляют существенные несоответствия в количестве и разновидностях ОС, ГП или финансов. То же делается при определении нарушения законов, незаконное списание средств.
Обязательно составляется этот документ, иначе без него мероприятие не будет правомерным. Его регистрируют в специальной книге контроля. Составляют его по форме №ИНВ-22, которая является типовой. Желательно составлять его по шаблону, но допускается и свободный вид.
Среди проверяющих могут быть как сотрудники, так и внешние нанятые аудиторы. Председатель отвечает за то, чтобы соблюдались временные рамки, не терялись бумаги, все двигалось в соответствии с планом. Он же визирует проходные, все расходники, на которых будет проводиться пересчет. Здесь прописана вся необходимая информация, из которой можно понять, что происходит и почему.
Пример
По пунктам сверху вниз и слева направо:
- код формы ОКУД и чуть ниже ОКПО;
- наименование фирмы и при необходимости структурного подразделения;
- название «приказ», его номер и дата, когда составлен;
- ниже «Для проведения инвентаризации» и вписывается, что будет пересчитываться;
- следующая строчка «назначается инвентаризационная комиссия в составе»
- прописывается председатель и 3 члена;
- «инвентаризации подлежит» — что конкретно нужно посчитать и проверить;
- когда приступить и завершить учет;
- причина – почему был назначен внеплановый подсчет;
- «материалы сдать в бухгалтерию не позднее» — указывается число на два дня позже окончания ВИ, чтобы у сотрудников было время подготовить всю документацию.
Последней строкой руководитель предприятия визирует официальность бланка, указывает свою должность и подпись.
До начала все материально ответственные работники, отделы которых будут участвовать в пересчете, готовят расписки. В них должно быть прописано, что на день проведения ВИ все отчеты составлены и готовы к проверке. Затем создают приказ, в котором определяют:
- состав комиссии;
- временные рамки;
- место действия.
Как мы уже говорили, документ регистрируется в специальной книге для контроля. Он становится основанием, в соответствии с которым проводятся все действия.
Заявить о необходимости могут не только начальники компании, но и:
- сотрудники следственных органов;
- суды – в соответствии с постановлением;
- главный офис – если это дочерняя организация или филиал.
Это постоянные члены собрания или нанятые люди из других фирм, специализирующихся на аудите.
Если у руководства нет никаких подозрений или фактов хищения, то в качестве проверяющих приглашают работников из администрации и бухгалтерии. Им проще потом соотносить полученные данные с информацией из базы, анализ будет завершен в несколько раз быстрее. Допускается привлекать материально ответственных лиц из проверяемого отдела, но делается это не всегда.
Финальный состав утверждается руководителем организации. Перед началом обязательно организовывается собрание для членов будущей комиссии. Там обозначаются цели и задачи, которые следует достигнуть, обговариваются правила осуществления.
- Для контроля за денежными средствами и документами предприятие проводит инвентаризацию. Результаты инвентаризации фиксируют в акте. Излишки наличных приходуют в кассе, а для возмещения недостачи устанавливают виновных лиц.
Образец см. можно скачать в бесплатном доступе из Практического руководста № 19, октябрь 2020 года.
Что касается зарплатных кассовых документов – платежных ведомостей, – то эти бумаги нужно хранить на протяжении 75 (семидесяти пяти) лет, если у получателей зарплаты отсутствуют учетные (лицевые) счета, или в течение стандартного пятилетнего срока, если имеются такие лицевые счета.
Отсчитывается период хранения с первого числа года, следующего за годом формирования данного документа.
Данные нормы устанавливаются вышеупомянутым приказом Минкультуры РФ.
Таким образом, руководствуясь требованиями нормативных актов, можно утверждать, что кассовую документацию надлежит хранить на предприятии в течение минимум пятилетнего срока.
Это касается как бумажных, так и электронных документов. Исключение – платежные ведомости, которые при отсутствии учетных (лицевых) счетов хранятся организацией семьдесят пять лет.
Порядок такого хранения должен соответствовать общеобязательным нормативным требованиям. За надлежащее хранение и последующее уничтожение кассовых бумаг отвечает непосредственно руководитель хозяйствующего субъекта.
Важно
В течение этого срока будьте готовы в любой момент предъявить их проверяющим. Также см. «Сроки хранения счетов-фактур с 1 октября 2017 года: что изменилось».
Банковская выписка – это первичка? Обычно срок хранения документа зависит от его правового статуса. Например, первичка это или нет. Вот недавнее мнение Верховного Суда РФ по поводу банковских выписок по движению денежных средств по счетам (определение от 30.01.2017 № 307-ЭС16-19374 по делу № А56-73410/2015): Банковские выписки не являются первичной бухгалтерской документацией по смыслу Закона о бухучете, поэтому на общество не возложена обязанность по их хранению.
коп.
Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (раечетио-платежных) ведомостях на оплату труда и других, приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи,
Расходный кассовый ордер подписывается руководителем организации и главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным.
Регистрация приходных и расходных кассовых документов может осуществляться с применением средств вычислительной техники. При этом в машинограмме «Вкладной лист журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров», составляемой за соответствующий день, обеспечивается также формирование данных для учета движения денежных средств по целевому назначению.
Прием и выдача денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления.
Выдача приходных и расходных кассовых ордеров, или заменяющих их документов, на руки лицам, вносящим или получающим деньги, запрещается.
Дата добавления: 2016-11-02; ;
Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств
Документы об аккредитивных операциях: корешки аккредитивов, контрольные листы, заявления клиентов на оплату 5 лет 62 Документы по расчетным и целевым чекам: корешки чеков, оплаченные чеки, заявления клиентов об утрате чеков, подтверждения, гарантийные письма 5 лет 63 Документы об открытии расчетных, текущих, корреспондентских, бюджетных и других счетов, карточки с образцами подписей и оттиска печати 5 лет 64 Лицевые счета по закрытым счетам юридических лиц 5 лет 65 Платежные поручения, чеки, мемориальные ордера и другие документы приходно-расходных операций по счетам юридических лиц 5 лет 66 Подтверждения сальдо по текущим, расчетным, корреспондентским счетам, взаимным расчетам, акты сверки взаимных расчетов и документы к ним 5 лет VIII.
Статистические отчеты о кредитовании населения и юридических лиц Постоянно 75 Кредитные дела заемщиков: кредитные заявки, кредитные договоры, срочные обязательства на возврат кредита и уплату процентов по нему, дополнительные соглашения, документы по проверке целевого использования кредита, карточки с образцами подписей и печати, переписка; документы, дающие право на получение кредита и подтверждающие платежеспособность юридических лиц (копии уставов, лицензий, свидетельств о регистрации, справки о составе оборотных средств, бухгалтерские отчеты и балансы с приложениями, статистические отчеты) 5 лет 76 Ежедневные сведения об оборотах по ссудным счетам заемщиков 5 лет 77 Ежемесячные сведения об остатках по ссудным счетам заемщиков 5 лет 78 Ведомости срочной и просроченной задолженности по кредитам 5 лет 79 Журналы регистрации кредитных договоров, в т.ч.
Документы (расчеты, сведения, заявления, решения, списки, ведомости, переписка)об освобождении от оплаты по налогам, предоставлении льгот, кредитов, отсрочек уплаты или отказе в ней по налогам, акцизным и другим сборам 5 лет Документы о зачислении налоговых поступлений в бюджеты разного уровня и во внебюджетные фонды, задолженности по ним 5 лет Отчеты об исполнении сметы расходов: сводные годовые Постоянно годовые Постоянно квартальные 5 лет При отсутствии годовых -постоянно Иная документация по ведению производственно-хозяйственной деятельности: Синтетические, аналитические, материальные счета бухгалтерского учета 5 лет Документы (планы, отчеты, протоколы, акты, справки, докладные записки, переписка)о проведении документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности, контрольно-ревизионной работе,в том числе проверке кассы, правильности взимания налогов и др.
ЭПК договоры о материальной ответственности 5 лет после увольнения материально-ответственного лица документы (протоколы заседанийинвентаризационных комиссий,ведомости) об инвентаризацииосновных средств, имущества,зданий и сооружений,товарно-материальных ценностей 5 лет при условии завершения ревизии (проверки). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — сохраняются до вынесения окончательного решения документы (счета, справки,переписка и др.) по финансовымвопросам благотворительнойдеятельности 5 лет ЭПК По учету кадров, оплаты труда и т.п.
лицевые счета работников 75 лет ЭПК положения о премировании работников 5 лет ЭПК. Эти документы хранятся пять лет после замены новыми документы (сводные расчетные(расчетно-платежные) ведомости(табуляграммы) на выдачузаработной платы, пособий,гонораров, материальной помощи идр.
Каковы правила и сроки хранения бухгалтерских документов в компании
Осуществление кассовых операций происходит в соответствии с:
- Приходным кассовым ордером. Его оформляют, когда финансовые средства поступают в кассу. При оформлении поступления наличных денежных средств с помощью кассового чека, если в организации есть кассовый аппарат, либо бланков строгих отчетов.
- Расходным кассовым ордером, заполняемым при переводе денежных ресурсов из кассы. Выдача денег физическому лицу возможна только по документу, удостоверяющему его личность строго по расходному кассовому ордеру с подписью главного бухгалтера. Генеральный директор может подписать данный документ, когда в штате предприятия отсутствует главный или обычный бухгалтер.
- Кассовой книгой, где кассир-операционист записывает, согласно нормам, все совершенные операции перемещения денежных средств, согласно приходным и расходным ордерам. В конце рабочего дня кассир должен заполнить графы кассовой книги, определяя и обозначая остаток финансовых средств. Если за текущий день не произошло ни одной кассовой операции, то заполнять ничего не нужно.
- Учетной книгой, заполняемой при наличии в штате предприятия нескольких кассиров. По этому документу старший кассир передает денежные средства младшему. Записи в книгу заносятся на протяжении всего рабочего дня и оба сотрудника должны поставить свои подписи.
- Платежной и расчетно-платежной ведомости. Их оформляют, когда производят выдачу заработной платы, стипендий и прочие выплаты.
Способы заполнения перечисленных выше документов могут быть как на бумажных, так и электронных носителях. Хранить их следуют по утвержденному порядку о формировании и хранении кассовой документации. Места хранения определяется руководителем организации, который должен создать подходящие условия для сохранения документов в течении полного периода, определяемого законодательными органами.
Сведения об общих требованиях по срокам сохранности первичных документов и регистров кассовых документов прописаны в Федеральном Законе Российской Федерации «О бухгалтерском учете». Когда завершается установленный срок хранения, отсутствуют споры и действующие судебные разбирательства, то кассовые документы можно уничтожить.
Местом их хранения может служить архив организации или специализированные компании, с которыми сотрудничает данное предприятие по договорному соглашению, оплачивая их услуги.
Хранить кассовые документы необходимы согласно определенным правилам:
- Каждый день, не позднее начала новой рабочей смены, их сшивают по разрезу.
- Внутренний сшив кассового документа должен быть подобран в соответствии с возрастанием номеров счетов бухгалтерского учета по порядку. Сначала записывают счета по дебету, потом — по кредиту.
- У сшиваемых листов необходимо проставить нумерацию.
- Поступление кассовой документации на хранение в отдел архива проводится по описи, где указывается количество и наименования ее сшива, при этом может указываться соответствующий номер статьи, установленной на предприятии.
Налоговым законодательством предусматривается четырехлетний период хранения финансовых бумаг, отражающих сведения налогового/бухгалтерского учета.
Данное правило четко устанавливается Налоговым Кодексом РФ, а именно – статьей 23 этого нормативно-правового акта (подпункт 8 пункта 1).
Аналогичный срок хранения регламентируется этим законом (НК РФ) в отношении документов, фиксирующих доходы/затраты хозяйствующего субъекта.
Бухгалтерское законодательство строго предписывает хранение хозяйствующим субъектом финансовой (бухгалтерской) отчетности на протяжении минимум пяти лет, отсчитываемых с момента завершения соответствующего отчетного года.
Данная норма содержится в Законе РФ «О бухучете», зарегистрированном 06.12.2011 под номером 402-ФЗ.
Этот же нормативно-правовой акт вменяет хозяйствующему субъекту в обязанность создание адекватных кондиций для обеспечения сохранности финансовой документации на протяжении всего срока её хранения.
Кроме того, субъект предпринимательства вправе самостоятельно создавать архивы за пределами места реализации своей хозяйственной деятельности с целью хранения важных документов, если это необходимо для обеспечения их целостности/сохранности.
Требованиями Министерства культуры РФ регламентируется период хранения кассовых бумаг, также составляющий 5 (пять) лет. Правило утверждается приказом этого министерства, зарегистрированным 25.08.2010 под номером 558.
Что касается зарплатных кассовых документов – платежных ведомостей, – то эти бумаги нужно хранить на протяжении 75 (семидесяти пяти) лет, если у получателей зарплаты отсутствуют учетные (лицевые) счета, или в течение стандартного пятилетнего срока, если имеются такие лицевые счета.
Отсчитывается период хранения с первого числа года, следующего за годом формирования данного документа.
Данные нормы устанавливаются вышеупомянутым приказом Минкультуры РФ.
Таблица со сроками хранения документов в 2021 году:
За нарушение сохранности первичной операционной документации предусмотрены налоговая и административная ответственность. В законодательных нормативах прописано, сколько хранить кассовые документы ООО, НКО и бюджетных учреждений. Срок хранения составляет 5 лет. Если компания нарушит установленный законом период, ей придется заплатить:
- от 5000 до 10 000 рублей на должностное лицо — за первое нарушение (ч. 1 ст. 15.11 КоАП РФ);
- от 10 000 до 20 000 рублей на должностное лицо или дисквалификация на период от 1 до 2 лет — за повторное нарушение (ч. 2 ст. 15.11 КоАП РФ).
За нарушение правил хранения и комплектования архивных документов штраф составляет (ст. 13.20 КоАП РФ):
- от 1000 до 3000 рублей — для физических лиц;
- от 3000 до 5000 рублей — для должностных лиц;
- от 5000 до 10 000 рублей — для организаций.
Предусмотрена и налоговая ответственность. За грубое нарушение правил учета доходов и расходов компания заплатит от 10 000 до 30 000 рублей (п. 1, 2 ст. 120 НК РФ).
В указаниях ЦБ РФ № 3210-У отдельно поясняется, сколько хранить кассовые документы ИП, — в течение 5 лет, но только если предприниматели решили вести кассовую документацию (пп. 4.1, 4.6 указаний № 3210-У). ИП вправе не вести бухгалтерский учет, не оформлять кассовую книгу и приходно-расходную документацию.
Согласно законодательству РФ, предприятия и организации обязаны вести бухгалтерский учет всех хозяйственных операций. Для решения данной задачи используются первичные документы. Подтверждение факта совершения операций с наличными в кассовом узле предприятия также осуществляется с применением первичных документов.
По состоянию на 2014 г. оформление любых операций с кассой осуществляется на основе 6 основных документов:
- приходных ордеров по форме № КО-1, предназначенных для оформления поступлений в кассу денежных средств;
- расходных ордеров по форме № КО-2, фиксирующих выдачу наличности из кассы;
- кассовой книги по форме № КО-4, дающей обобщенную информацию о кассовых операциях компании;
- книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств по форме № КО-5, которая применяется для регистрации движения средств между главным и остальными кассирами или доверенными лицами;
- расчетно-платежной ведомости, применяемой для расчета и выплаты заработной платы;
- платежной ведомости.
Все эти и другие кассовые документы подлежат обязательному хранению в течение сроков, установленных архивным законодательством РФ.
Согласно действующему законодательству для первичных учетных документов, к которым относятся и кассовые, установлен срок хранения в 5 лет. Отсчет производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства. Отдельно следует сказать о расчетно-платежных ведомостях. При отсутствии лицевых счетов у сотрудников хранение данного вида кассовых документов должно осуществляться на протяжении 75 лет. По истечении установленных сроков вся кассовая документация может быть уничтожена или передана в архив при условии, что по ней нет споров, разногласий, следственных и судебных дел.
Предписанный порядок хранения кассовой документации базируется на следующих основных правилах:
- документы должны формироваться в сшив за каждый день не позднее следующего рабочего или первого выходного дня после рабочего;
- контроль над формированием дел осуществляет либо кассовый работник, либо руководитель компании;
- при создании сшива документы подбираются в порядке возрастания номеров лицевых счетов (сначала по дебету, затем по кредиту);
- перед передачей дел в архив производится опись документов.
Ответственность за сохранность кассовой документации несет руководитель организации. При несоблюдении описанных выше правил на него может быть возложена административная ответственность в виде штрафа от нескольких тысяч до сотен тысяч рублей.
Именно поэтому к организации хранения документов на предприятии следует относиться со всей ответственностью. Лучше всего обратиться за помощью к профессионалам – таким, как крупная архивная компания «ОРБ» с хорошей репутацией и 10-летним опытом работы на рынке.
Из установленного перечня оживленный интерес вызывают I и IV разделы. Ведение документации и ее хранение в обеих сферах тесно взаимосвязаны. Ведь от правильного оформления и сохранения кадровых дел, зависят дальнейшие бухгалтерские начисления.
Учет кадровых документов (I)
Сохранению подлежат подлинники и копии кадровых документов организации.
Период сохранения документации:
- 1 год:
- журналы, отражающие учет рабочего времени (графики, табеля);
- данные лиц, не принятых на работу;
- графики предоставленных отпусков.
- 3 года:
- учетные данные документов, подтверждающие трудовую деятельность и стаж сотрудника;
- записи о трудовой дисциплине;
- 5 лет:
- акты, предписания, отчеты по технике безопасности;
- выписки по улучшению условий и охраны труда;
- документы, подтверждающие ознакомление, обучение, аттестацию сотрудников по технике безопасности и ее соблюдение;
- данные о командировках;
- 75 лет:
- характеристики и личные карточки сотрудников;
- трудовые договоры работников;
- 50 лет (до востребования владельцем):
- личные документы, оригиналы (аттестаты, дипломы, трудовые книжки, удостоверения и пр.);
- Постоянно:
- коллективные договоры;
- личные дела руководителей.